Vigila Documental

El vigila documental controla la ejecución de acciones delegadas en forma automática. Se generan acciones automáticas que comunican periódicamente, o no, eventos tales como vencimientos de documentos, firmas necesarias, etc., permitiendo controlar la anticipación del aviso, la periodicidad, la condición necesaria para que ocurra la comunicación y el mensaje que recibirá el responsable de la acción.

Para dar de alta un vigilador documental se deben completar los campos correspondientes:

• Detalle: se debe indicar el nombre del vigilador documental.

• Tipo de Acción: tiene dos opciones, Sobre Documento, que se utiliza por ejemplo si la acción se referirá a la próxima revisión, y Sobre Circuito de Firmas.

• Condición: en este campo se debe indicar la condición para la cual se ejecutará la acción del vigilador. El ícono contiguo al campo es de ayuda, para conocer la lógica de funcionamiento. La variable Hoy toma el día presente.

• Modificador de Días: en este campo se ingresa la cantidad de días en que el mensaje se anticipará con respecto a la fecha Hoy. Si en el campo Condición se definió “fec.prox.rev=Hoy” y en el campo Modificador de Días se carga 30, el vigilador funcionará con una anticipación de 30 días de la fecha de la próxima revisión.

• Asunto del Mensaje: en este campo se carga el tema o asunto que aparecerá en el mail que envía el vigilador.

• Contenido del Mensaje: puede contener datos del documento, como id, nombre, fechas, usuario aprobador, fecha de aprobación/revisión, etc.

• Comunicar : en este campo se ingresan los mails de los usuarios a ser comunicados, o una palabra clave que desencadenará la comunicación a un grupo de usuarios.

      Las palabras claves seleccionables se muestran al apoyar el mouse sobre el ícono :

      Así, si en este campo se ingresara la palabra clave grupo, por ejemplo, la comunicación tendrá como destinatarios a todos los usuarios que posean el grupo funcional del documento.

• Emitir cada: este campo indica la frecuencia de evaluación de la condición del vigila. Por ejemplo, si se indica 1, el vigilador se ejecutará 1 vez por día, y emitirá la comunicación programada si se cumple la condición.

• Unidad de Tiempo: completa la definición de la frecuencia de ejecución, cuantificada en el campo anterior

Ejemplos de vigilas documentales ya ingresados podrían ser:

Hay varios íconos de acción sobre el vigila:

• Borra Vigilador: el ícono permite eliminar el vigilador.

• Editar Vigilador: el ícono permite editar los datos del vigilador.

• Clonar Vigilador: el ícono permite clonar los datos del vigilador en otro nuevo.

• Modo Test: el ícono permite visualizar las direcciones de mail de los usuarios que serán comunicados:

      Haciendo click nuevamente en el ícono se despliega en pantalla el contenido del mail que recibirá el destinatario:

• Ejecución Real: el ícono permite que se ejecute el vigilador cuando se clickee, es decir, que se evalúe la condición, y si se cumpliera, se realice la comunicación.

Para facilitar el armado de circuitos de aprobación, es posible realizar asociación de firmas o responsables por puestos, previa definición de los puestos, para posteriormente asociarlos al esquema de firma que se desea armar.

La vinculación de la regla se realiza mediante un formulario, que permite asociar la misma con los aspectos del circuito a considerar, como por ejemplo el orden o secuencia que se desea armar, el carácter de la acciones a realizar (revisa, aprueba o aprueba circuito) y el puesto.

También es posible asociar reglas a las comunicaciones, utilizando un esquema similar al descrito anteriormente, con la vinculación al puesto.

Estando las reglas activas, al generarse un alta de un documento asociado a la categoría cuya regla está vinculada, se genera automáticamente la acción especificada: